Phần mềm quản lý nhân sự HRM – Giải pháp quản trị nhân sự hiện đại cho doanh nghiệp

Quản lý nhân sự hiệu quả là nền tảng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, kiểm soát thời gian làm việc và nâng cao hiệu suất vận hành. Tuy nhiên, việc quản lý hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, chấm công, tính lương và các khoản bảo hiểm bằng phương pháp thủ công có thể khiến dữ liệu phân tán, mất nhiều thời gian xử lý và khó kiểm soát.

Phần mềm quản lý nhân sự HRM của Phần mềm TL cung cấp giải pháp quản lý nhân sự tập trung, hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi thông tin nhân viên, quản lý hợp đồng, chấm công, tính lương, bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân. Hệ thống còn hỗ trợ chấm công bằng GPS, mã QR Code và ứng dụng di động, giúp nhân viên và nhà quản lý chủ động hơn trong công việc.

Đặc biệt, HRM có khả năng kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán TL, hỗ trợ chuyển dữ liệu tiền lương, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và kinh phí công đoàn sang kế toán, hạn chế nhập liệu trùng lặp.

1. Phần mềm quản lý nhân sự HRM là gì?

Phần mềm quản lý nhân sự HRM (Human Resource Management) là hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tập trung các nghiệp vụ liên quan đến người lao động, từ hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, chấm công đến tiền lương và các khoản liên quan.

HRM của Phần mềm TL hướng đến việc số hóa quy trình quản trị nhân sự, giúp bộ phận nhân sự và kế toán phối hợp thuận tiện hơn, đồng thời hỗ trợ nhân viên chủ động tra cứu thông tin và thực hiện các thủ tục nội bộ trên điện thoại.

2. Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý nhân sự TL HRM

2.1. Quản lý hồ sơ và thông tin nhân sự

Phần mềm cho phép lưu trữ và quản lý tập trung thông tin nhân viên, hỗ trợ bộ phận nhân sự theo dõi nguồn dữ liệu phục vụ công tác quản trị.

Các thông tin quản lý bao gồm:

• Thông tin cá nhân của nhân viên.
• Vị trí làm việc.
• Phòng ban.
• Trình độ chuyên môn.

Việc quản lý hồ sơ tập trung giúp doanh nghiệp thuận tiện trong việc tra cứu thông tin và theo dõi cơ cấu nhân sự.

2.2. Quản lý hợp đồng lao động

HRM hỗ trợ quản lý các loại hợp đồng và theo dõi quá trình thay đổi hợp đồng của nhân viên.

Các nghiệp vụ chính gồm:

• Quản lý hợp đồng thử việc.
• Quản lý hợp đồng lao động.
• Quản lý phụ lục hợp đồng.
• Theo dõi điều chỉnh hợp đồng.
• Theo dõi gia hạn và chấm dứt hợp đồng.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chủ động theo dõi hồ sơ hợp đồng, hạn chế bỏ sót các nghiệp vụ cần xử lý trong quá trình sử dụng lao động.

2.3. Quản lý chấm công linh hoạt

Phần mềm hỗ trợ khai báo ngày phép, ngày lễ và ca làm việc linh hoạt, đáp ứng nhu cầu quản lý thời gian làm việc theo đặc thù của doanh nghiệp.

Các hình thức chấm công được hỗ trợ gồm:

• Máy chấm công.
• Chấm công bằng GPS.
• Chấm công bằng mã QR Code.
• Chấm công qua Wi-Fi.

Việc hỗ trợ nhiều hình thức chấm công giúp doanh nghiệp lựa chọn phương án phù hợp với nhân viên làm việc tại văn phòng, chi nhánh hoặc ngoài hiện trường.

2.4. Chấm công GPS và QR Code – Giải pháp linh hoạt thay thế máy chấm công truyền thống

Một trong những điểm nổi bật của phần mềm HRM TL là hỗ trợ chấm công bằng GPS và mã QR Code trên thiết bị di động.

Trong thực tế, việc sử dụng máy chấm công tập trung có thể khiến nhân viên phải xếp hàng vào đầu hoặc cuối ca làm việc. Với doanh nghiệp có nhiều địa điểm làm việc, việc đầu tư và quản lý thiết bị chấm công tại từng địa điểm cũng có thể phát sinh thêm chi phí.

HRM TL hỗ trợ giải quyết những bất tiện này thông qua các hình thức chấm công linh hoạt.

Lợi ích của chấm công GPS và QR Code:

• Thao tác nhanh chóng: Hỗ trợ chấm công trên điện thoại, giảm thời gian chờ đợi tại máy chấm công tập trung.
• Cập nhật dữ liệu kịp thời: Thông tin chấm công được cập nhật để nhân viên và quản lý theo dõi.
• Tiết kiệm chi phí thiết bị: Có thể giảm nhu cầu đầu tư máy chấm công truyền thống tại các địa điểm phù hợp.
• Phù hợp với nhiều mô hình làm việc: Hỗ trợ doanh nghiệp có nhân viên tại văn phòng, chi nhánh hoặc làm việc ngoài hiện trường.

Đối với doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên thường xuyên di chuyển, việc kết hợp GPS và QR Code giúp tăng tính linh hoạt trong tổ chức chấm công. Doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức và thiết lập quy trình xác nhận phù hợp với điều kiện làm việc thực tế.

2.5. Quản lý tiền lương, phụ cấp và các khoản giảm trừ

Phần mềm hỗ trợ quản lý dữ liệu tiền lương và các khoản liên quan, phục vụ quá trình tính toán lương thực nhận của nhân viên.

Các nội dung quản lý bao gồm:

• Khai báo thông tin lương và phụ cấp.
• Thiết lập định mức giảm trừ do đi trễ, về sớm.
• Theo dõi tiền phụ cấp và lương thưởng.
• Quản lý các khoản phạt và giảm trừ khác.
• Theo dõi thông tin tạm ứng lương.
• Xác định tiền lương thực nhận của nhân viên.
• Chuyển thông tin lương sang bộ phận kế toán để thực hiện chi trả.

Việc tập trung dữ liệu tiền lương và chấm công giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc đối chiếu ngày công, các khoản phụ cấp, giảm trừ và số tiền thực nhận.

2.6. Quản lý bảo hiểm xã hội

HRM hỗ trợ quản lý thông tin đóng bảo hiểm xã hội của nhân viên và các khoản trích liên quan.

Các nghiệp vụ chính gồm:

• Khai báo thông tin đóng bảo hiểm của nhân viên.
• Quản lý mức trích theo từng khoản mục bảo hiểm xã hội.
• Theo dõi chi phí bảo hiểm xã hội được khấu trừ vào lương nhân viên.

Dữ liệu bảo hiểm được quản lý cùng thông tin nhân sự và tiền lương, hỗ trợ bộ phận nhân sự, kế toán thuận tiện hơn trong quá trình kiểm tra và đối chiếu chi phí.

2.7. Tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Phần mềm hỗ trợ tính thuế thu nhập cá nhân dựa trên thu nhập tính thuế của nhân viên và lập báo cáo thuế thu nhập cá nhân phục vụ công tác quản lý.

Tính năng này giúp doanh nghiệp tập trung thông tin phục vụ việc tính toán, kiểm tra và tổng hợp dữ liệu thuế liên quan đến tiền lương.

Việc kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế cần được kiểm tra theo quy định pháp luật hiện hành và tình hình cụ thể của doanh nghiệp.

2.8. Kết nối phần mềm kế toán TL – Hạn chế nhập liệu trùng lặp

Một lợi thế của HRM TL là khả năng kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán TL để chuyển dữ liệu phục vụ hạch toán.

Các nội dung được hỗ trợ chuyển sang kế toán gồm:

• Chi phí tiền lương.
• Chi phí bảo hiểm.
• Thuế thu nhập cá nhân.
• Kinh phí công đoàn.

Thay vì phải nhập lại các thông tin đã được tổng hợp từ hệ thống nhân sự, doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu chuyển sang phần mềm kế toán để phục vụ công tác hạch toán, kiểm tra và đối chiếu.

Sự kết nối giữa quản lý nhân sự và kế toán giúp giảm thao tác thủ công, hạn chế sai lệch do nhập liệu nhiều lần và hỗ trợ nâng cao tính nhất quán của dữ liệu quản trị doanh nghiệp.

2.9. Ứng dụng di động TL Mobile dành cho nhân viên

Bên cạnh các nghiệp vụ quản lý trên hệ thống, HRM TL hỗ trợ nhân viên thực hiện nhiều thao tác trực tiếp trên ứng dụng di động.

Các tính năng dành cho nhân viên gồm:

• Gửi đơn xin nghỉ phép.
• Gửi đơn đăng ký làm thêm.
• Gửi đơn đề nghị tạm ứng lương.
• Nhận thông báo về lệnh duyệt và kết quả phê duyệt đơn từ.
• Xem bảng công và bảng lương.
• Tra cứu hợp đồng cá nhân.
• Xác nhận công hằng tháng.
• Theo dõi tình hình làm việc, bao gồm đi muộn, về sớm và số ngày công.

Thông qua ứng dụng di động, nhân viên có thể chủ động tra cứu thông tin cá nhân và thực hiện các thủ tục nhân sự mà không cần phụ thuộc hoàn toàn vào việc trao đổi trực tiếp với bộ phận nhân sự.

Đối với nhà quản lý, việc số hóa các yêu cầu nghỉ phép, làm thêm và tạm ứng lương hỗ trợ quá trình tiếp nhận, phê duyệt và theo dõi công việc thuận tiện hơn.