PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO HÀNG WMS – GIẢI PHÁP QUẢN LÝ ĐA KHO THÔNG MINH, TỐI ƯU XUẤT NHẬP TỒN

1. Phần mềm quản lý kho hàng WMS là gì?

WMS (Warehouse Management System) là hệ thống phần mềm quản lý kho hàng, hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ hoạt động liên quan đến hàng hóa trong kho, từ việc quản lý vị trí lưu trữ, nhập kho, xuất kho, điều chuyển hàng hóa đến kiểm tra số lượng tồn kho.

Thay vì quản lý từng kho riêng lẻ, hệ thống WMS cho phép doanh nghiệp quản lý nhiều kho hàng trên cùng một nền tảng. Mỗi kho có thể được thiết lập sơ đồ vị trí lưu trữ riêng, bao gồm khu vực, kệ và tầng, giúp xác định chính xác vị trí hàng hóa.

Bên cạnh đó, hệ thống còn hỗ trợ quản lý hàng hóa theo LOT/DATE, sử dụng QR Code/Barcode để thao tác nhập xuất và tích hợp GPS trên ứng dụng Mobile nhằm hỗ trợ lựa chọn kho xuất hàng theo khoảng cách địa lý.

2. Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý kho hàng WMS

2.1. Quản lý nhiều kho hàng tại nhiều vị trí địa lý khác nhau

Đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhà máy, kho trung chuyển hoặc kho phân phối, việc quản lý tập trung là yếu tố rất quan trọng.

Phần mềm quản lý kho WMS cho phép:

• Quản lý nhiều kho hàng tại các vị trí địa lý khác nhau trên cùng một hệ thống.
• Theo dõi hàng hóa tồn tại từng kho.
• Kiểm tra số lượng tồn kho theo từng địa điểm lưu trữ.
• Hỗ trợ điều phối hàng hóa giữa các kho.
• Chủ động xác định kho còn hàng để phục vụ nhu cầu xuất hàng.

Việc quản lý tập trung giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát nguồn hàng, hạn chế tình trạng thiếu hàng ở kho này trong khi kho khác vẫn còn tồn.

2.2. Quản lý vị trí lưu trữ hàng hóa theo kệ, tầng

Trong những kho hàng có diện tích lớn, số lượng hàng hóa nhiều và nhiều khu vực lưu trữ, việc xác định chính xác vị trí hàng hóa là một thách thức.

WMS hỗ trợ quản lý vị trí lưu trữ theo từng kho, bao gồm:

• Khu vực lưu trữ hàng hóa.
• Vị trí kệ hàng.
• Tầng lưu trữ trên từng kệ.
• Vị trí cụ thể của từng mặt hàng trong kho.

Mỗi kho có thể được thiết lập hệ thống vị trí kệ và tầng khác nhau, phù hợp với cách bố trí thực tế.

Nhờ đó, nhân viên dễ dàng xác định hàng hóa đang nằm ở đâu, hỗ trợ quá trình tìm kiếm, lấy hàng và xuất kho nhanh chóng, giảm thời gian thao tác tại kho.

2.3. Quản lý hàng hóa theo LOT/DATE, kiểm soát hạn sử dụng

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất hoặc các sản phẩm có hạn sử dụng, việc quản lý LOT/DATE là một yêu cầu quan trọng.

Phần mềm WMS hỗ trợ quản lý thông tin LOT và DATE của từng mặt hàng, giúp doanh nghiệp:

• Theo dõi số LOT của từng mặt hàng.
• Quản lý ngày sản xuất và ngày hết hạn theo thông tin DATE.
• Tính toán số ngày hàng hóa đã lưu kho.
• Tính toán số ngày còn sử dụng của từng mặt hàng.
• Hỗ trợ kiểm soát hàng hóa sắp hết hạn sử dụng.

Thông qua việc quản lý chi tiết LOT/DATE, doanh nghiệp có thể chủ động theo dõi thời gian lưu kho, hạn sử dụng và hạn chế rủi ro tồn đọng hàng hóa quá lâu.

2.4. Điều chuyển hàng hóa linh hoạt giữa các kho

Khi doanh nghiệp có nhiều kho, nhu cầu điều chuyển hàng hóa giữa các địa điểm thường xuyên phát sinh nhằm cân đối nguồn hàng và đáp ứng nhu cầu kinh doanh.

Hệ thống WMS hỗ trợ chức năng điều chuyển hàng hóa giữa các kho, giúp doanh nghiệp:

• Thực hiện điều chuyển hàng từ kho này sang kho khác.
• Theo dõi hàng hóa điều chuyển giữa các địa điểm.
• Kiểm soát số lượng hàng hóa được điều chuyển.
• Hỗ trợ quản lý tồn kho tại các kho sau khi điều chuyển.

Việc quản lý điều chuyển trên cùng một hệ thống giúp doanh nghiệp kiểm soát luồng di chuyển hàng hóa và hạn chế sai lệch số liệu tồn kho giữa các kho.

2.5. Tự động gợi ý kho xuất hàng theo số lượng tồn

Một trong những khó khăn khi doanh nghiệp vận hành nhiều kho là xác định nên xuất hàng từ kho nào để đáp ứng yêu cầu giao hàng.

Phần mềm quản lý kho WMS hỗ trợ gợi ý kho còn tồn khi thực hiện nghiệp vụ xuất kho.

Cụ thể:

• Khi lập phiếu xuất kho, hệ thống gợi ý các kho hiện còn tồn mặt hàng cần xuất.
• Cho phép kiểm tra tình trạng tồn kho tại các kho khác nhau.
• Hỗ trợ nhân viên lựa chọn kho phù hợp để thực hiện xuất hàng.

Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thời gian kiểm tra tồn kho thủ công và chủ động hơn trong việc điều phối hàng hóa.

2.6. Tích hợp định vị GPS – Gợi ý kho xuất hàng gần địa điểm giao nhận

Đây là một trong những tính năng nổi bật của hệ thống WMS, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có nhiều kho hàng phân bố tại nhiều khu vực địa lý.

Trên ứng dụng Mobile, mỗi kho hàng được thiết lập thông tin định vị GPS. Khi phát sinh nhu cầu xuất hàng, hệ thống có thể tính toán khoảng cách từ các kho đến địa điểm nhận hàng.

Dựa trên thông tin vị trí và tình trạng tồn kho, hệ thống hỗ trợ gợi ý kho có hàng và khoảng cách gần nhất với địa điểm giao hàng.

Lợi ích mang lại:

• Xác định kho hàng gần địa điểm giao nhận.
• Hỗ trợ lựa chọn kho xuất hàng phù hợp.
• Giảm thời gian tìm kiếm và điều phối nguồn hàng.
• Hỗ trợ tối ưu quãng đường vận chuyển.
• Nâng cao hiệu quả quản lý hệ thống kho phân tán.

Đây là giải pháp hữu ích cho doanh nghiệp phân phối, thương mại, bán lẻ và các đơn vị có hệ thống kho hàng ở nhiều tỉnh thành.

2.7. Quét mã QR Code/Barcode trong nghiệp vụ nhập xuất kho

Để giảm thao tác nhập liệu thủ công và hạn chế sai sót trong quá trình xử lý hàng hóa, hệ thống WMS hỗ trợ quét mã QR Code hoặc Barcode.

Nhân viên có thể sử dụng thiết bị quét mã hoặc camera trên điện thoại để thực hiện các thao tác:

• Quét mã hàng hóa khi nhập kho.
• Quét mã hàng hóa khi xuất kho.
• Nhận diện thông tin hàng hóa thông qua mã QR Code/Barcode.
• Hỗ trợ thao tác kiểm tra và xác nhận hàng hóa tại kho.

Việc ứng dụng công nghệ mã vạch giúp quá trình nhập xuất hàng hóa thuận tiện hơn, giảm thời gian nhập liệu và hạn chế nhầm lẫn giữa các mặt hàng.

2.8. Quản lý kho hàng trên ứng dụng Mobile

Bên cạnh hệ thống quản lý trên máy tính, WMS còn hỗ trợ ứng dụng Mobile, giúp nhân viên kho và nhân viên hiện trường có thể thực hiện nghiệp vụ trực tiếp bằng điện thoại.

Các chức năng trên Mobile bao gồm:

• Kiểm tra số lượng tồn kho.
• Tra cứu thông tin hàng hóa.
• Thực hiện nghiệp vụ nhập kho.
• Thực hiện nghiệp vụ xuất kho.
• Quét mã QR Code/Barcode bằng camera điện thoại.
• Sử dụng thông tin định vị GPS của các kho hàng để hỗ trợ xác định kho xuất phù hợp.

Nhờ ứng dụng Mobile, nhân viên không cần phụ thuộc hoàn toàn vào máy tính tại văn phòng hoặc quầy quản lý kho. Các thao tác có thể được thực hiện ngay tại vị trí hàng hóa, giúp nâng cao tính linh hoạt và hiệu quả vận hành.