Phần Mềm ERP – Giải Pháp Quản Trị Toàn Diện
Mục lục nội dung chính:
1. ERP là gì
1.1. Khái niệm ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp, tích hợp các phân hệ như: kế toán, kho vận, sản xuất, nhân sự, khách hàng, phân phối về một dữ liệu trung tâm.
1.2. Vai trò và lợi ích khi sử dụng phần mềm ERP
-
Tự động hóa quy trình: Chuẩn hóa quy trình doanh nghiệp, loại bỏ thủ công rời rạc.
-
Nguồn dữ liệu tập trung: Cập nhật và đồng bộ theo thời gian thực giữa các bộ phận.
-
Tiết kiệm chi phí: Kiểm soát nguyên vật liệu, tồn kho, nhân công, giá thành.
-
Tăng tự minh bạch và truy xuất: Ghi nhận lịch sử thao tác, truy vết nhanh, kiểm toán dễ dàng.
-
Tích hợp linh hoạt, dễ mở rộng: Liên kết với các hệ thống như website, CRM, HRM…
1.3. Lợi ích nổi bật khi sử dụng phần mềm ERP
| Tiêu chí | Trước khi dùng phần mềm ERP | Sau khi dùng phần mềm ERP |
|---|---|---|
| Quản lý dữ liệu | Thủ công, khó tổng hợp | Tự động, tập trung, đồng bộ |
| Quản lý chi phí | Khó kiểm soát, thiếu minh bạch | Kiểm soát nguồn chi, dự phòng chi phí hợp lý |
| Tồn kho | Kiểm soát thủ công, thiếu đồng bộ | Kế hoạch sản xuất dựa trên tồn kho, đơn hàng |
| Sản xuất | Thiếu kiểm soát, khó đối chiếu chi phí | Tính giá thành tự động, so chi phí kế hoạch và thực tế |
| Liên kết phần mềm ERP | Gửi mail, dễ thiếu thông tin | Đồng bộ CRM, HRM, Accounting… |
| Kiểm toán, truy xuất | Ghi chép rời rạc, khó tra soát | Lịch sử thao tác rõ ràng, truy xuất nhanh |
| Báo cáo & phân tích | Tổng hợp thủ công, dễ sai sót | Báo cáo real-time, tự động, chính xác |
2. Chức năng nổi bật của phần mềm ERP
2.1. Tài chính kế toán (Accouting)
- Quản lý dòng tiền, chi phí, tài sản, nghĩa vụ tài chính.
-
Đồng bộ với các giao dịch từ CRM, HRM, sản xuất.
-
Tự động định khoản, tạo sổ sách, báo cáo tài chính, thuế, BCTC nhanh chóng.
2.2. Quản lý nhân sự (HRM)
- Quản lý tuyển dụng, hợp đồng, bảo hiểm, thuế TNCN.
-
Tự động tính lương, chấm công, KPI.
-
Theo dõi năng suất làm việc, hồ sơ nhân sự.
Xem thêm phần mêm quản lý nhân sự
2.3. Quản lý khách hàng (CRM)
-
Lưu trữ tổng quan: giao dịch, hồ sơ, email, nhật ký CSKH.
-
Theo dõi cơ hội bán hàng, báo giá, hợp đồng, hậu mãi.
-
Phân tích xu hướng, dự báo doanh số, KPI sale.
Xem thêm phần mềm quản lý khách hàng
2.4. Quản lý phân phối (DMS)
-
Quản lý chuỗi cung ứng: mua hàng, bán hàng, vận chuyển.
-
Kết nối với kế toán: theo dõi thanh toán, công nợ.
2.5. Quản lý sản xuất (MRP)
-
Lên lịch sản xuất, định mức NVL, kiểm tra chất lượng.
-
Tự động nhập – xuất kho, cập nhật tồn, giá trị.
-
Tổng hợp về kế toán, so giá thành dự kiến – thực tế.
2.6. Quản lý kho hàng (WMS)
-
Theo dõi nhập, xuất, tồn theo thời gian thực.
-
Thiết lập tối đa, tối thiểu, cảnh báo tự động.
-
Quét mã QR, đối chiếu số liệu kịp thời với kế toán.
3. App Mobile – Công cụ hỗ trợ ERP di động
3.1. Chấm công thông minh
- Chấm công qua GPS, Wifi, QR, khuôn mặt.
-
Xem lịch sử chấm công, giờ làm, vào – ra.
3.2. Quản lý ca làm việc & phép
- Đăng ký, xem ca làm việc, gửi đề xuất nghỉ phép.
-
Nhận thông báo, duyệt phép nhanh qua app.
3.3. Quản lý khách hàng
- Cập nhật hồ sơ: tên, điện thoại, email, lịch sử giao dịch.
-
Nhắc lịch CSKH tự động, đồng bộ với lịch cá nhân.
3.4. Báo giá và đơn hàng
- Tạo báo giá, gửi ngay trên app.
-
Theo dõi tiến độ đơn hàng, thanh toán, giao hàng, chốt deal.
3.5. Đặt lịch làm việc
-
Khách hàng chủ động chọn dịch vụ, giờ hẹn, chuyên viên.
-
Nhận nhắc hẹn qua SMS, app, email.
3.6. Xem báo cáo nhanh
- Xem nhanh doanh số, tỉ lệ chốt, hiệu quả sale.
-
Cập nhật theo thời gian thực, báo cáo di động.