PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG CRM – GIẢI PHÁP QUẢN LÝ VÀ CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG TOÀN DIỆN

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, việc quản lý thông tin khách hàng, theo dõi hoạt động kinh doanh và duy trì mối quan hệ với khách hàng đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Nếu dữ liệu khách hàng được quản lý phân tán, lịch sử chăm sóc không được ghi nhận đầy đủ hoặc nhân viên kinh doanh không theo dõi sát tình hình đơn hàng, công nợ và hợp đồng, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý và điều hành.

Phần mềm quản lý khách hàng CRM của TL là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tập trung thông tin khách hàng, khách hàng tiềm năng, nhân viên kinh doanh, lịch sử chăm sóc, báo giá, đơn hàng, thu tiền, hợp đồng và tồn kho. Hệ thống giúp kết nối hoạt động từ tìm kiếm khách hàng, tư vấn, bán hàng đến chăm sóc sau bán hàng trên cùng một nền tảng.

Đặc biệt, TL CRM tích hợp ứng dụng Mobile giúp nhân viên kinh doanh và nhân viên thị trường theo dõi doanh thu, công nợ, tồn kho và thực hiện check-in/check-out bằng định vị GPS khi làm việc bên ngoài doanh nghiệp.

1. Phần mềm CRM là gì

CRM (Customer Relationship Management) là hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, giúp doanh nghiệp lưu trữ, quản lý và khai thác thông tin khách hàng trong suốt quá trình kinh doanh.

Phần mềm CRM không chỉ đơn thuần là nơi lưu danh sách khách hàng mà còn hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi quá trình tiếp cận, lịch sử liên hệ, hoạt động chăm sóc, báo giá, đơn hàng, hợp đồng và công nợ.

Với phần mềm quản lý khách hàng TL CRM, doanh nghiệp có thể quản lý tập trung dữ liệu khách hàng và hoạt động của đội ngũ kinh doanh, giúp nhà quản lý theo dõi tình hình kinh doanh và nhân viên chủ động hơn trong công việc.

2. Các chức năng nổi bật của phần mềm quản lý khách hàng TL

2.1. Quản lý khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện hữu

TL CRM hỗ trợ quản lý thông tin khách hàng tiềm năng ngay từ giai đoạn đầu tiếp cận. Khi khách hàng có nhu cầu và phát sinh quan hệ giao dịch, doanh nghiệp có thể chuyển đổi thông tin khách hàng tiềm năng thành khách hàng chính thức.

Các chức năng chính:

Lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng tập trung.
Theo dõi danh sách khách hàng tiềm năng.
Chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng của công ty.
Quản lý thông tin khách hàng phục vụ hoạt động kinh doanh và chăm sóc.
Hỗ trợ nhân viên kinh doanh theo dõi danh sách khách hàng được giao quản lý.

2.2. Quản lý nhân viên kinh doanh và phân quyền khách hàng

TL CRM hỗ trợ quản lý thông tin nhân viên kinh doanh và phân quyền truy cập dữ liệu theo cấp quản lý.

Doanh nghiệp có thể thiết lập quyền quản lý khách hàng theo từng nhân viên. Nhân viên kinh doanh được quản lý dữ liệu khách hàng của chính mình, trong khi cấp quản lý trực tiếp hoặc gián tiếp có thể xem dữ liệu khách hàng của nhân viên cấp dưới.

Lợi ích:

Kiểm soát quyền truy cập thông tin khách hàng.
Phân định trách nhiệm quản lý khách hàng cho từng nhân viên.
Hỗ trợ trưởng nhóm và cấp quản lý theo dõi hoạt động kinh doanh của nhân viên.
Hạn chế tình trạng dữ liệu khách hàng bị quản lý phân tán.

2.3. Quản lý lịch sử liên hệ và chăm sóc khách hàng

Mọi hoạt động liên hệ và chăm sóc khách hàng của nhân viên kinh doanh có thể được ghi nhận trên hệ thống.

TL CRM hỗ trợ lưu lại lịch sử chăm sóc khách hàng theo nhiều hình thức:

Gặp gỡ và làm việc trực tiếp.
Liên hệ qua điện thoại.
Nhắn tin trao đổi.
Chăm sóc khách hàng qua Zalo.
Các hoạt động liên hệ khác.

Thông qua lịch sử chăm sóc, doanh nghiệp có thể theo dõi quá trình làm việc với từng khách hàng, nắm bắt nội dung trao đổi và hỗ trợ nhân viên duy trì mối quan hệ với khách hàng.

2.4. Quản lý báo giá khách hàng

Chức năng báo giá giúp nhân viên kinh doanh lập và quản lý các báo giá gửi đến khách hàng.

Mỗi báo giá có thể thể hiện chi tiết các mặt hàng hoặc hạng mục dịch vụ được chào bán, giúp nhân viên dễ dàng theo dõi nội dung tư vấn và đề xuất thương mại.

Các chức năng chính:

Lập báo giá chi tiết theo mặt hàng hoặc dịch vụ.
Theo dõi tình trạng báo giá thành công.
Lưu trữ thông tin báo giá để đối chiếu và tra cứu.
Sử dụng dữ liệu báo giá phục vụ hoạt động chăm sóc khách hàng về sau.
Hỗ trợ kế thừa dữ liệu báo giá sang đơn hàng bán.

2.5. Quản lý đơn hàng bán và doanh thu khách hàng

TL CRM hỗ trợ ghi nhận đơn hàng bán và theo dõi doanh thu phát sinh theo từng khách hàng.

Nhân viên kinh doanh có thể tạo đơn hàng bằng hai hình thức:

Kế thừa dữ liệu từ báo giá đã lập.
Nhập trực tiếp thông tin đơn hàng.

Việc kế thừa dữ liệu từ báo giá giúp hạn chế nhập liệu trùng lặp và kết nối thông tin xuyên suốt quá trình bán hàng.

Thông qua chức năng quản lý đơn hàng, doanh nghiệp có thể theo dõi tình hình bán hàng và doanh thu theo từng khách hàng, hỗ trợ công tác quản lý hoạt động kinh doanh.

2.6. Quản lý thu tiền và công nợ khách hàng

Bên cạnh việc ghi nhận đơn hàng và doanh thu, TL CRM còn hỗ trợ theo dõi tình hình thu tiền theo từng đơn hàng.

Nhân viên kinh doanh có thể theo dõi các khoản cần thu, nắm bắt tình hình thanh toán và chủ động phối hợp thu hồi công nợ khách hàng.

Lợi ích:

Theo dõi số tiền đã thu theo từng đơn hàng.
Quản lý tình hình thu tiền khách hàng.
Hỗ trợ nhân viên kinh doanh theo dõi các khoản công nợ cần thu.

Chủ động nhắc nhở và phối hợp thu hồi công nợ kịp thời.

2.7. Quản lý hợp đồng và cảnh báo hợp đồng sắp hết hạn

TL CRM hỗ trợ lưu trữ thông tin và hồ sơ hợp đồng đã ký kết với khách hàng.

Các thông tin quản lý bao gồm:

Giá trị hợp đồng.
Ngày bắt đầu hiệu lực.
Ngày kết thúc hiệu lực.
Thông tin hồ sơ hợp đồng.

Đặc biệt, hệ thống có chức năng cảnh báo hợp đồng sắp hết hạn, giúp nhân viên kinh doanh chủ động liên hệ khách hàng, xúc tiến gia hạn hoặc ký kết hợp đồng mới đúng thời điểm.

Đây là chức năng hữu ích đối với doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh theo hợp đồng, cung cấp dịch vụ định kỳ hoặc duy trì quan hệ hợp tác dài hạn với khách hàng.

2.8. Quản lý check-in/check-out nhân viên kinh doanh bằng GPS

Đối với doanh nghiệp có đội ngũ kinh doanh thường xuyên đi gặp khách hàng, làm việc tại đại lý hoặc hoạt động ngoài thị trường, việc theo dõi lịch trình và xác nhận địa điểm làm việc là nhu cầu quan trọng.

TL CRM hỗ trợ chức năng check-in/check-out, ghi nhận thông tin định vị GPS khi nhân viên kinh doanh thực hiện hoạt động tại khách hàng hoặc đại lý.

Lợi ích:

Ghi nhận vị trí GPS khi nhân viên check-in/check-out.
Hỗ trợ xác nhận hoạt động làm việc tại khách hàng.
Theo dõi hoạt động của nhân viên kinh doanh thị trường.
Hỗ trợ nhà quản lý kiểm soát hoạt động làm việc bên ngoài văn phòng.

2.9. Quản lý nhập xuất tồn kho phục vụ hoạt động bán hàng

TL CRM tích hợp chức năng nhập, xuất và theo dõi tồn kho nhằm hỗ trợ nhân viên kinh doanh nắm bắt tình hình hàng hóa trong quá trình bán hàng.

Trước khi ký kết đơn hàng với khách hàng, nhân viên có thể theo dõi số lượng hàng tồn kho để chủ động tư vấn và hạn chế tình trạng bán hàng khi kho không đủ hàng cung cấp.

Lợi ích:

Theo dõi tình hình tồn kho hàng hóa.
Quản lý nghiệp vụ nhập kho và xuất kho.
Hỗ trợ nhân viên kinh doanh kiểm tra hàng tồn trước khi bán.
Chủ động lập kế hoạch sản xuất hoặc nhập hàng bổ sung khi cần thiết.

Nhờ đó, hoạt động kinh doanh được kết nối tốt hơn với tình hình cung ứng hàng hóa thực tế của doanh nghiệp.

2.10. Ứng dụng Mobile CRM dành cho nhân viên kinh doanh thị trường

TL CRM có ứng dụng Mobile giúp nhân viên kinh doanh có thể theo dõi các thông tin cần thiết ngay trên điện thoại khi làm việc bên ngoài doanh nghiệp.

Các chức năng hỗ trợ trên ứng dụng Mobile bao gồm:

Theo dõi doanh thu bán hàng.
Theo dõi tình hình thu tiền.
Tra cứu công nợ khách hàng.
Kiểm tra số lượng hàng tồn kho.
Thực hiện check-in/check-out bằng GPS.

Ứng dụng Mobile giúp nhân viên thị trường chủ động cập nhật và tra cứu thông tin phục vụ công việc mà không cần thường xuyên quay về văn phòng để kiểm tra dữ liệu.

Việc triển khai TL CRM giúp doanh nghiệp kết nối thông tin khách hàng với hoạt động kinh doanh và chăm sóc khách hàng trên cùng một hệ thống.

Quản lý khách hàng tập trung

Toàn bộ thông tin khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện hữu được quản lý tập trung, hỗ trợ tra cứu và theo dõi thuận tiện.

Kiểm soát hoạt động nhân viên kinh doanh

Phân quyền theo cấp quản lý giúp nhà quản lý theo dõi dữ liệu khách hàng và hoạt động của đội ngũ kinh doanh cấp dưới.

Nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng

Lịch sử liên hệ được lưu trữ giúp nhân viên nắm bắt quá trình làm việc và duy trì mối quan hệ với khách hàng.

Kết nối hoạt động bán hàng và thu tiền

Thông tin báo giá, đơn hàng và thu tiền được liên kết, giúp nhân viên theo dõi doanh thu và công nợ khách hàng.

Chủ động quản lý hợp đồng

Cảnh báo hợp đồng sắp hết hạn giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ cơ hội gia hạn và tiếp tục hợp tác với khách hàng.

Hỗ trợ quản lý kinh doanh thị trường

Ứng dụng Mobile và định vị GPS hỗ trợ theo dõi hoạt động check-in/check-out, doanh thu, công nợ và tồn kho của nhân viên kinh doanh.

Kiểm soát hàng hóa trước khi bán

Thông tin tồn kho giúp nhân viên kinh doanh chủ động kiểm tra khả năng cung ứng hàng hóa trước khi xác nhận đơn hàng.

4. Những doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm TL CRM?

TL CRM phù hợp với các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh cần quản lý khách hàng, đội ngũ nhân viên kinh doanh và quy trình chăm sóc khách hàng.

Một số mô hình doanh nghiệp có thể ứng dụng:

Doanh nghiệp thương mại và phân phối: Quản lý khách hàng, báo giá, đơn hàng, thu tiền và tồn kho.
Doanh nghiệp sản xuất: Theo dõi khách hàng, nhu cầu mua hàng, báo giá, đơn hàng và kế hoạch cung ứng hàng hóa.
Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ: Quản lý khách hàng, lịch sử chăm sóc, báo giá và hợp đồng dịch vụ.
Doanh nghiệp có đội ngũ kinh doanh thị trường: Theo dõi hoạt động nhân viên, check-in/check-out GPS và thông tin kinh doanh trên Mobile.

Doanh nghiệp có nhiều cấp quản lý kinh doanh: Phân quyền dữ liệu khách hàng theo nhân viên, cấp quản lý trực tiếp và gián tiếp.

5. Vì sao nên lựa chọn phần mềm quản lý khách hàng TL CRM?

Thay vì quản lý thông tin khách hàng, báo giá, đơn hàng, công nợ, hợp đồng và tồn kho trên nhiều công cụ riêng lẻ, TL CRM giúp doanh nghiệp kết nối các nghiệp vụ này trên cùng một hệ thống.

Điểm nổi bật của TL CRM là khả năng kết hợp quản lý quan hệ khách hàng với hoạt động kinh doanh thực tế, từ khâu tiếp cận khách hàng đến bán hàng, thu tiền và chăm sóc sau bán hàng.

Bên cạnh hệ thống quản lý trên máy tính, ứng dụng Mobile hỗ trợ nhân viên kinh doanh thị trường theo dõi thông tin và thực hiện các nghiệp vụ cần thiết ngay trên điện thoại.

Đây là giải pháp phù hợp với doanh nghiệp muốn quản lý tập trung dữ liệu khách hàng, tăng khả năng kiểm soát hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa nhân viên với cấp quản lý.

Xem thêm các phần mềm khác: