PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH DOANH NGHIỆP BPM & WORKFLOW – TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH PHÊ DUYỆT NỘI BỘ

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp thường xuyên phát sinh các đề xuất, tờ trình và yêu cầu xử lý công việc như: đề nghị mua hàng, thanh toán, tạm ứng, nghỉ việc, tiếp nhận nhân sự, yêu cầu hỗ trợ CNTT và nhiều nghiệp vụ nội bộ khác.

Nếu vẫn quản lý bằng giấy tờ, Email hoặc trao đổi qua các ứng dụng riêng lẻ, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng chậm trễ trong phê duyệt, thất lạc hồ sơ, khó kiểm soát trách nhiệm và không nắm được tiến độ xử lý công việc.

Phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp BPM & Workflow của Phần mềm TL là giải pháp giúp doanh nghiệp số hóa các quy trình nội bộ, tự động luân chuyển đề xuất đến đúng người phụ trách, đúng cấp phê duyệt và theo dõi toàn bộ quá trình xử lý trên một hệ thống tập trung.

Đặc biệt, hệ thống hỗ trợ thông báo qua Email, ứng dụng Mobile và phê duyệt trực tiếp trên điện thoại, giúp quy trình công việc không bị gián đoạn ngay cả khi người quản lý đi công tác hoặc làm việc từ xa.

1. Phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp BPM là gì?

BPM (Business Process Management) là phương pháp quản lý quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp, giúp tổ chức, chuẩn hóa, vận hành và kiểm soát các hoạt động công việc theo một quy trình thống nhất.

Trong đó, Workflow là luồng xử lý công việc được thiết lập sẵn, quy định cụ thể các bước thực hiện, người chịu trách nhiệm và điều kiện chuyển tiếp giữa các bước.

Phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp BPM & Workflow là giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp thiết lập và tự động hóa các quy trình nghiệp vụ, thay thế việc trình ký và luân chuyển hồ sơ thủ công.

Một hệ thống BPM & Workflow thường hỗ trợ các nghiệp vụ:

Xây dựng quy trình xử lý công việc theo nhiều bước.
Thiết lập nhiều cấp phê duyệt và người phụ trách.
Tạo và gửi đề xuất trực tuyến.
Đính kèm hồ sơ, hợp đồng và chứng từ.
Tự động luân chuyển đề xuất theo Workflow.
Theo dõi trạng thái và tiến độ xử lý.
Gửi thông báo khi có yêu cầu cần xử lý.
Phê duyệt đề xuất trên máy tính và điện thoại.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa cách thức xử lý công việc, nâng cao tính minh bạch và giảm thời gian chờ đợi giữa các phòng ban.

2. Những khó khăn khi doanh nghiệp quản lý quy trình thủ công

Nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng giấy tờ, Email hoặc các phương thức trao đổi thủ công để xử lý đề xuất và phê duyệt nội bộ.

Điều này dẫn đến nhiều hạn chế trong quá trình vận hành:

Mất nhiều thời gian trình ký

Nhân viên phải in hồ sơ, chuyển chứng từ đến từng cấp quản lý để xin phê duyệt. Quá trình này mất nhiều thời gian, đặc biệt khi có nhiều cấp duyệt.

Khó kiểm soát tiến độ xử lý

Người tạo đề xuất không biết hồ sơ đang nằm ở bộ phận nào, ai đang chịu trách nhiệm và khi nào được giải quyết.

Quy trình bị đình trệ khi người duyệt vắng mặt

Khi lãnh đạo đi công tác hoặc không có mặt tại văn phòng, các hồ sơ chờ duyệt dễ bị tồn đọng.

Dễ thất lạc hồ sơ và chứng từ

Các tài liệu được gửi qua nhiều kênh khác nhau khiến việc tìm kiếm và kiểm tra lịch sử xử lý trở nên khó khăn.

Thiếu tính minh bạch trong trách nhiệm

Khi quy trình không được ghi nhận tập trung, doanh nghiệp khó xác định hồ sơ đang chậm ở bước nào và ai chịu trách nhiệm xử lý.

Tốn chi phí vận hành

Việc in ấn, lưu trữ giấy tờ và luân chuyển hồ sơ làm tăng chi phí hành chính, đồng thời giảm hiệu suất làm việc của nhân viên.

Để giải quyết những vấn đề này, doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý quy trình tập trung, có khả năng tự động hóa việc luân chuyển và kiểm soát tiến độ xử lý.

3. Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý quy trình BPM & Workflow

Phần mềm BPM & Workflow của Phần mềm TL cung cấp các chức năng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý xuyên suốt quá trình tạo, gửi, phê duyệt và xử lý đề xuất nội bộ.

3.1. Thiết lập Workflow linh hoạt, nhiều cấp phê duyệt

Mỗi doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức và quy trình vận hành khác nhau. Vì vậy, khả năng thiết lập Workflow linh hoạt là yếu tố quan trọng trong phần mềm quản lý quy trình.

Hệ thống hỗ trợ khai báo quy trình xử lý theo từng loại đề xuất, quy định các bước thực hiện và người chịu trách nhiệm tại từng bước.

Các chức năng chính:

Khai báo quy trình duyệt hoặc thực hiện theo từng bước Workflow.
Thiết lập nhiều cấp phê duyệt.
Cho phép nhiều phòng ban tham gia cùng một quy trình.
Tùy chỉnh Workflow theo từng loại đề xuất.
Tự động luân chuyển công việc theo quy trình đã thiết lập.

Ví dụ: Đối với đề xuất thanh toán, doanh nghiệp có thể thiết lập quy trình:

Nhân viên tạo đề xuất thanh toán.
Trưởng bộ phận kiểm tra và phê duyệt.
Bộ phận kế toán tiếp nhận và xử lý.
Ban giám đốc phê duyệt theo thẩm quyền.

Sau khi hoàn thành một bước, hệ thống tiếp tục luân chuyển đề xuất đến người phụ trách ở bước tiếp theo theo cấu hình Workflow.

Lợi ích: Chuẩn hóa quy trình xử lý, hạn chế tình trạng bỏ sót bước phê duyệt và nâng cao trách nhiệm của từng cá nhân, phòng ban.

3.2. Tạo và gửi đề xuất trực tuyến

Thay vì phải in giấy và trình ký trực tiếp, nhân viên có thể tạo đề xuất ngay trên hệ thống.

Người dùng đăng nhập phần mềm, lựa chọn Workflow tương ứng và nhập thông tin cần thiết để gửi yêu cầu xử lý.

Các chức năng hỗ trợ:

Tạo đề xuất theo từng loại quy trình.
Lựa chọn Workflow phù hợp.
Nhập thông tin và nội dung đề xuất.
Đính kèm hợp đồng, chứng từ, hình ảnh và tài liệu liên quan.
Gửi đề xuất để kích hoạt quy trình xử lý.

Một số nghiệp vụ có thể áp dụng:

Đề nghị mua hàng.
Đề nghị thanh toán.
Đề nghị tạm ứng.
Đề xuất nghỉ việc.
Đề nghị tiếp nhận ứng viên.
Yêu cầu hỗ trợ dịch vụ CNTT.
Yêu cầu xử lý sự cố nội bộ.

Lợi ích: Giảm thời gian lập và chuyển hồ sơ, hạn chế sử dụng giấy tờ và tập trung dữ liệu đề xuất trên hệ thống.

3.3. Theo dõi tiến độ Workflow minh bạch

Một trong những vấn đề thường gặp khi quản lý đề xuất thủ công là không biết hồ sơ đang được xử lý đến đâu.

Phần mềm BPM giúp người tạo đề xuất theo dõi toàn bộ quá trình xử lý trên hệ thống.

Thông tin theo dõi bao gồm:

Đề xuất đang ở bước nào.
Ai đang chịu trách nhiệm xử lý.
Trạng thái xử lý hiện tại.
Kết quả phê duyệt hoặc từ chối.

Các trạng thái có thể bao gồm:

Chờ duyệt.
Đang xử lý.
Đã hoàn thành.
Bị từ chối.

Nhờ khả năng theo dõi tập trung, nhân viên chủ động nắm bắt tình trạng hồ sơ mà không cần liên tục liên hệ người phụ trách để hỏi tiến độ.

Lợi ích: Tăng tính minh bạch, giảm thời gian chờ đợi và giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát các đề xuất đang tồn đọng.

3.4. Tự động thông báo khi đến lượt xử lý

Trong quy trình phê duyệt nhiều cấp, việc thông báo đúng thời điểm giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị bỏ quên.

Phần mềm hỗ trợ gửi thông báo tự động khi đề xuất được chuyển đến người phụ trách xử lý.

Các hình thức thông báo:

Thông báo qua Email.
Thông báo trên ứng dụng Mobile.
Có thể sử dụng đồng thời Email và Mobile.

Khi có đề xuất mới hoặc đến lượt xử lý, người phụ trách nhận được thông báo để chủ động kiểm tra và thực hiện công việc.

Lợi ích: Hạn chế bỏ sót yêu cầu, rút ngắn thời gian chờ phê duyệt và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các phòng ban.

3.5. Phê duyệt Workflow mọi lúc, mọi nơi trên Web và Mobile

Đối với lãnh đạo thường xuyên đi công tác hoặc làm việc bên ngoài văn phòng, việc phải quay lại công ty để ký duyệt hồ sơ gây mất thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Phần mềm BPM & Workflow hỗ trợ người quản lý thực hiện phê duyệt trực tiếp trên máy tính hoặc ứng dụng Mobile.

Người duyệt có thể:

Truy cập danh sách đề xuất cần xử lý.
Xem thông tin nội dung đề xuất.
Kiểm tra hồ sơ liên quan.
Phê duyệt hoặc từ chối đề xuất.
Yêu cầu bổ sung thông tin.
Chuyển bước Workflow cho người khác xử lý.

Nhờ đó, quy trình phê duyệt được duy trì liên tục, không phụ thuộc hoàn toàn vào việc người quản lý có mặt tại văn phòng.

Lợi ích: Tăng tính linh hoạt trong quản lý, tiết kiệm thời gian và giúp lãnh đạo chủ động xử lý công việc từ xa.

3.6. Xem hợp đồng, chứng từ và file đính kèm trực tiếp trên Mobile

Đối với những đề xuất có nhiều tài liệu liên quan, người duyệt cần kiểm tra hồ sơ trước khi đưa ra quyết định.

Phần mềm hỗ trợ xem trực tiếp các file đính kèm trên ứng dụng Mobile, giúp người dùng kiểm tra thông tin mà không cần phải tải và tìm kiếm tài liệu qua nhiều kênh khác nhau.

Các loại tài liệu có thể đính kèm:

Hợp đồng.
Chứng từ.
Hình ảnh.
Tài liệu liên quan đến đề xuất.

Sau khi kiểm tra hồ sơ, người duyệt có thể thực hiện các thao tác:

Duyệt đề xuất.
Từ chối đề xuất.
Yêu cầu bổ sung thông tin.
Chuyển bước Workflow cho người khác xử lý.

Lợi ích: Tạo sự thuận tiện trong quá trình kiểm tra hồ sơ, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và linh hoạt hơn.

4. Quy trình hoạt động của phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp

Phần mềm BPM & Workflow giúp doanh nghiệp vận hành quy trình đề xuất và phê duyệt theo một luồng thống nhất.

Quy trình cơ bản gồm 5 bước:

Bước 1: Thiết lập Workflow

Quản trị viên khai báo quy trình, các bước thực hiện, người phụ trách và cấp phê duyệt tương ứng.

Bước 2: Tạo đề xuất

Nhân viên đăng nhập hệ thống, lựa chọn loại đề xuất, nhập nội dung và đính kèm hồ sơ liên quan.

Bước 3: Tự động luân chuyển

Sau khi gửi đề xuất, hệ thống kích hoạt Workflow và chuyển yêu cầu đến người có trách nhiệm xử lý.

Bước 4: Kiểm tra và phê duyệt

Người phụ trách nhận thông báo, kiểm tra thông tin, xem tài liệu đính kèm và thực hiện duyệt, từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.

Bước 5: Theo dõi kết quả

Người tạo đề xuất theo dõi trạng thái xử lý cho đến khi quy trình hoàn thành.

Quy trình này giúp doanh nghiệp kiểm soát công việc từ lúc phát sinh yêu cầu đến khi hoàn tất xử lý, giảm phụ thuộc vào việc trao đổi và luân chuyển giấy tờ thủ công.

5. Lợi ích khi triển khai phần mềm BPM & Workflow

Việc ứng dụng phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp mang lại nhiều giá trị trong hoạt động quản trị và vận hành.

Số hóa quy trình nội bộ

Chuyển đổi các đề xuất và quy trình phê duyệt từ giấy tờ sang môi trường điện tử.

Rút ngắn thời gian xử lý

Tự động luân chuyển đề xuất đến đúng người phụ trách, hạn chế thời gian chờ đợi giữa các cấp quản lý.

Minh bạch trách nhiệm

Xác định rõ từng bước xử lý, người chịu trách nhiệm và trạng thái của đề xuất.

Hạn chế thất lạc hồ sơ

Tập trung đề xuất và tài liệu đính kèm trên một hệ thống, thuận tiện cho việc tra cứu.

Nâng cao hiệu suất làm việc

Giảm các thao tác thủ công, hạn chế việc đi lại giữa các phòng ban và hỗ trợ nhân viên tập trung vào công việc chuyên môn.

Linh hoạt trong điều hành

Cho phép lãnh đạo phê duyệt trên Web và Mobile, giúp quy trình không bị gián đoạn khi làm việc từ xa.

6. Doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm quản lý quy trình BPM?

Phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp BPM phù hợp với các tổ chức có nhiều nghiệp vụ nội bộ, nhiều cấp phê duyệt hoặc cần chuẩn hóa cách thức xử lý công việc.

Đặc biệt phù hợp với:

Doanh nghiệp vừa và lớn có nhiều phòng ban.
Doanh nghiệp có quy trình phê duyệt nhiều cấp.
Doanh nghiệp thường xuyên phát sinh đề xuất mua hàng, thanh toán và tạm ứng.
Doanh nghiệp cần quản lý hồ sơ nhân sự và các yêu cầu nội bộ.
Doanh nghiệp có lãnh đạo thường xuyên đi công tác.
Doanh nghiệp muốn giảm sử dụng giấy tờ trong quản lý.
Doanh nghiệp đang triển khai chuyển đổi số và chuẩn hóa quy trình vận hành.

Tùy theo đặc thù hoạt động, doanh nghiệp có thể thiết lập các Workflow phù hợp với từng loại nghiệp vụ và cơ cấu tổ chức.

7. Phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp BPM & Workflow của Phần mềm TL

Phần mềm TL cung cấp giải pháp quản lý doanh nghiệp hướng đến mục tiêu số hóa quy trình, kết nối dữ liệu và nâng cao hiệu quả điều hành.

Giải pháp BPM & Workflow hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tập trung các đề xuất và quy trình xử lý nội bộ, từ khâu khởi tạo yêu cầu đến phê duyệt và hoàn thành.

Những tính năng nổi bật:

Thiết lập Workflow linh hoạt theo từng nghiệp vụ.
Quản lý quy trình phê duyệt nhiều cấp.
Tạo đề xuất và đính kèm hồ sơ trực tuyến.
Tự động luân chuyển công việc.
Theo dõi trạng thái và tiến độ xử lý.
Thông báo tự động qua Email và Mobile.
Phê duyệt trực tiếp trên Web và ứng dụng Mobile.
Xem hợp đồng, chứng từ và tài liệu đính kèm trên điện thoại.

Giải pháp giúp doanh nghiệp từng bước chuẩn hóa hoạt động nội bộ, giảm thời gian xử lý thủ công và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các phòng ban.

Các phần mềm khác: