PHẦN MỀM QUẢN LÝ SẢN XUẤT MRP – GIẢI PHÁP LẬP KẾ HOẠCH, KIỂM SOÁT NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ TỐI ƯU CHI PHÍ SẢN XUẤT

Trong hoạt động sản xuất, việc quản lý kế hoạch, nguyên vật liệu, nhân công, tiến độ và chi phí luôn là những bài toán quan trọng đối với doanh nghiệp. Khi quy mô sản xuất ngày càng mở rộng, việc quản lý bằng Excel hoặc các phương pháp thủ công dễ dẫn đến sai lệch số liệu, thiếu hụt nguyên vật liệu, chậm tiến độ và khó kiểm soát giá thành sản phẩm.

Phần mềm quản lý sản xuất MRP là giải pháp giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình lập kế hoạch và điều hành sản xuất. Từ việc tiếp nhận đơn đặt hàng, lập lệnh sản xuất, dự trù nguyên vật liệu, theo dõi các công đoạn đến nhập kho thành phẩm và tính giá thành, tất cả được quản lý tập trung trên một hệ thống.

Với phần mềm quản lý sản xuất của Phần mềm TL, doanh nghiệp có thể chủ động nguồn lực, kiểm soát nguyên vật liệu, theo dõi tình hình sản xuất và đánh giá hiệu quả hoạt động thông qua dữ liệu thực tế.

1. Phần mềm quản lý sản xuất MRP là gì?

MRP (Material Requirements Planning) là phương pháp hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu phục vụ sản xuất. Hệ thống MRP giúp doanh nghiệp xác định cần sản xuất sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu, cần những nguyên vật liệu nào và thời điểm cần chuẩn bị nguyên vật liệu.

Phần mềm quản lý sản xuất MRP hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức và kiểm soát các hoạt động sản xuất thông qua những nghiệp vụ chính:

Lập kế hoạch và tạo lệnh sản xuất theo đơn đặt hàng hoặc kế hoạch định kỳ.
Dự trù nhu cầu nguyên vật liệu theo từng lệnh sản xuất.
Theo dõi tình hình nhập nguyên vật liệu và tồn kho.
Quản lý định mức nguyên vật liệu theo sản phẩm.
Phân bổ nhân công phục vụ sản xuất.
Theo dõi quá trình sản xuất qua nhiều công đoạn và bán thành phẩm.
Kiểm soát chi phí và tính giá thành sản phẩm.
Quản lý hoạt động nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu và thành phẩm trên ứng dụng Mobile.

Thông qua việc kết nối các nghiệp vụ này, doanh nghiệp có thể kiểm soát hoạt động sản xuất một cách đồng bộ, hạn chế phụ thuộc vào dữ liệu rời rạc và nâng cao hiệu quả quản trị.

2. Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý sản xuất MRP

2.1. Lập kế hoạch và quản lý lệnh sản xuất

Doanh nghiệp có thể chủ động lập kế hoạch sản xuất dựa trên nhu cầu thực tế hoặc kế hoạch kinh doanh.

Hệ thống hỗ trợ tạo lệnh sản xuất theo hai hình thức:

Sản xuất theo đơn đặt hàng: Tạo lệnh sản xuất dựa trên đơn hàng của khách hàng, đáp ứng đúng nhu cầu và số lượng cần giao.
Sản xuất theo kế hoạch: Lập kế hoạch sản xuất theo tháng, quý hoặc năm để chủ động bố trí nguồn lực và nguyên vật liệu.

Mỗi lệnh sản xuất là cơ sở để triển khai các nghiệp vụ tiếp theo như dự trù nguyên vật liệu, phân bổ nhân công, xuất kho sản xuất và theo dõi chi phí.

Lợi ích:

Chủ động kiểm soát kế hoạch sản xuất.
Hạn chế tình trạng sản xuất thiếu hoặc thừa số lượng.
Dễ dàng theo dõi và quản lý từng lệnh sản xuất.
Đồng bộ kế hoạch sản xuất với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

2.2. Lập kế hoạch và dự trù nguyên vật liệu sản xuất

Nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng quyết định khả năng duy trì hoạt động sản xuất. Thiếu nguyên vật liệu có thể khiến dây chuyền bị gián đoạn, trong khi dự trữ quá nhiều sẽ làm tăng chi phí tồn kho.

Phần mềm MRP hỗ trợ lập kế hoạch và dự trù nguyên vật liệu theo từng lệnh sản xuất.

Căn cứ vào số lượng sản phẩm cần sản xuất và định mức nguyên vật liệu, hệ thống giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần chuẩn bị, từ đó làm cơ sở lập yêu cầu mua hàng.

Các nghiệp vụ hỗ trợ:

Dự trù nguyên vật liệu theo từng lệnh sản xuất.
Xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần mua.
Lập yêu cầu mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất.
Theo dõi tiến độ nhập nguyên vật liệu.
Cảnh báo khi nguyên vật liệu xuống dưới mức tồn kho tối thiểu.

Lợi ích:

Chủ động nguồn cung nguyên vật liệu.
Hạn chế gián đoạn sản xuất do thiếu vật tư.
Giảm tình trạng tồn kho nguyên vật liệu vượt nhu cầu.
Hỗ trợ bộ phận mua hàng lập kế hoạch cung ứng chính xác hơn.

2.3. Quản lý định mức nguyên vật liệu theo sản phẩm (BOM)

Định mức nguyên vật liệu (Bill of Materials – BOM) là cơ sở quan trọng trong việc tính toán nhu cầu vật tư và kiểm soát tiêu hao trong sản xuất.

Phần mềm cho phép doanh nghiệp định nghĩa danh sách nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm theo định mức đã thiết lập.

Khi triển khai lệnh sản xuất, hệ thống sử dụng định mức để làm cơ sở xác định số lượng nguyên vật liệu cần xuất kho.

Các chức năng chính:

Khai báo định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm.
Xác định số lượng vật tư cần thiết theo số lượng sản phẩm sản xuất.
Hỗ trợ xuất kho nguyên vật liệu theo định mức.
Kiểm soát nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất.

Ví dụ: Để sản xuất 100 sản phẩm A, doanh nghiệp cần:

200 kg nguyên liệu X.
50 kg nguyên liệu Y.
100 đơn vị vật liệu Z.

Dựa trên định mức đã khai báo, hệ thống hỗ trợ tính toán nhu cầu nguyên vật liệu tương ứng với lệnh sản xuất.

Lợi ích:

Chuẩn hóa định mức sản xuất.
Chủ động tính toán nhu cầu nguyên vật liệu.
Hạn chế sai sót khi lập phiếu xuất kho sản xuất.
Tạo cơ sở đánh giá chi phí nguyên vật liệu.

2.4. Quản lý sản phẩm combo và cấu trúc sản phẩm

Đối với những doanh nghiệp sản xuất sản phẩm có cấu thành từ nhiều sản phẩm hoặc chi tiết khác nhau, việc quản lý cấu trúc sản phẩm là rất cần thiết.

Phần mềm hỗ trợ định nghĩa sản phẩm combo, trong đó một sản phẩm hoàn chỉnh được cấu thành từ nhiều thành phần.

Ví dụ: Một bộ sản phẩm bàn ghế bao gồm:

02 băng ghế bành.
01 ghế tựa.
01 bàn.

Doanh nghiệp có thể khai báo cấu trúc của bộ sản phẩm để làm cơ sở quản lý nhu cầu sản xuất và nguyên vật liệu cấu thành.

Lợi ích:

Quản lý rõ thành phần cấu tạo sản phẩm.
Chủ động tính toán nhu cầu sản xuất từng thành phần.
Hạn chế nhầm lẫn khi tổ chức sản xuất các sản phẩm có nhiều cấu kiện.

2.5. Quản lý sản xuất qua nhiều công đoạn và bán thành phẩm

Trong thực tế, nhiều sản phẩm không thể hoàn thành chỉ qua một công đoạn mà phải trải qua nhiều giai đoạn trung gian.

Ví dụ, quy trình sản xuất một sản phẩm có thể bao gồm:

Chuẩn bị nguyên vật liệu.
Gia công chi tiết.
Lắp ráp bán thành phẩm.
Hoàn thiện sản phẩm.
Nhập kho thành phẩm.

Phần mềm hỗ trợ quản lý hoạt động sản xuất qua nhiều công đoạn trung gian, trong đó bán thành phẩm được quản lý xuyên suốt quá trình sản xuất.

Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát quá trình chuyển tiếp giữa các công đoạn, quản lý nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm.

Lợi ích:

Quản lý quy trình sản xuất có nhiều giai đoạn.
Theo dõi tình hình bán thành phẩm giữa các công đoạn.
Hạn chế thất thoát nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
Kiểm soát tình hình sản xuất từ nguyên vật liệu đến thành phẩm.

2.6. Phân bổ và quản lý nhân công sản xuất

Nhân công là một trong những nguồn lực quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và chi phí sản xuất.

Phần mềm hỗ trợ phân bổ nhân công cho từng hoạt động sản xuất, giúp doanh nghiệp chủ động bố trí nguồn lực theo kế hoạch.

Thông qua việc phân bổ nhân công theo lệnh sản xuất, doanh nghiệp có thể tổ chức nhân sự phù hợp với nhu cầu sản xuất và làm cơ sở theo dõi chi phí.

Lợi ích:

Chủ động bố trí nhân lực cho hoạt động sản xuất.
Hỗ trợ điều phối nhân công theo từng lệnh sản xuất.
Tạo cơ sở kiểm soát và lập kế hoạch chi phí nhân công.

2.7. Lập kế hoạch và kiểm soát chi phí sản xuất

Kiểm soát chi phí là yếu tố quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất.

Phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch chi phí sản xuất theo từng lệnh sản xuất. Qua đó, doanh nghiệp có thể xây dựng mức chi phí dự kiến làm cơ sở so sánh với chi phí thực tế phát sinh.

Các nội dung quản lý:

Lập kế hoạch chi phí theo lệnh sản xuất.
Theo dõi chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất.
Tổng hợp chi phí phục vụ tính giá thành sản phẩm.
So sánh chi phí kế hoạch và chi phí thực tế.

Lợi ích:

Chủ động kiểm soát ngân sách sản xuất.
Phát hiện những khoản chi phí phát sinh vượt kế hoạch.
Đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực.
Hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định điều chỉnh phù hợp.

2.8. Tính giá thành sản phẩm và phân tích chênh lệch chi phí

Giá thành sản phẩm là chỉ tiêu quan trọng giúp doanh nghiệp xác định hiệu quả hoạt động sản xuất và làm cơ sở xây dựng chính sách giá bán.

Phần mềm hỗ trợ tính giá thành sản phẩm dựa trên các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất.

Đặc biệt, hệ thống cho phép so sánh giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch để đánh giá mức độ chênh lệch, từ đó xác định nguyên nhân và có phương án điều chỉnh.

Ví dụ:

Một lệnh sản xuất có chi phí dự kiến là 50.000.000 đồng, nhưng chi phí thực tế phát sinh là 55.000.000 đồng.

Hệ thống giúp doanh nghiệp nhận diện mức chênh lệch 5.000.000 đồng để tiến hành kiểm tra và đánh giá nguyên nhân.

Lợi ích:

Tính giá thành sản phẩm dựa trên chi phí phát sinh.
So sánh chi phí thực tế với kế hoạch.
Nhận diện những khoản chi phí vượt dự toán.
Hỗ trợ đánh giá nguyên nhân chênh lệch.
Nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát chi phí sản xuất.

2.9. Quản lý sản xuất trên ứng dụng Mobile

Bên cạnh hệ thống quản lý trên máy tính, phần mềm quản lý sản xuất MRP còn hỗ trợ ứng dụng Mobile để nhân viên có thể cập nhật dữ liệu trực tiếp tại hiện trường sản xuất.

Một số nghiệp vụ được hỗ trợ trên Mobile:

Kiểm kê nguyên vật liệu tại kho và khu vực sản xuất.
Tạo lệnh xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất.
Tạo lệnh nhập dở dang nguyên vật liệu, bán thành phẩm.
Thực hiện nhập kho thành phẩm.
Kiểm tra hàng nhập, xuất và tồn kho.
Tra cứu số liệu nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm.

Việc hỗ trợ thao tác trên điện thoại giúp nhân viên cập nhật thông tin nhanh chóng, giảm phụ thuộc vào việc ghi chép thủ công và chuyển chứng từ về bộ phận văn phòng.

Lợi ích:

Cập nhật dữ liệu trực tiếp tại hiện trường.
Hạn chế độ trễ trong việc ghi nhận nghiệp vụ kho.
Hỗ trợ kiểm soát nguyên vật liệu và thành phẩm.
Giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình sản xuất và tồn kho thuận tiện hơn.

3. Quy trình quản lý sản xuất trên phần mềm MRP

Phần mềm quản lý sản xuất MRP hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức các nghiệp vụ theo một quy trình xuyên suốt từ lập kế hoạch đến nhập kho thành phẩm.

Quy trình tổng thể gồm:

Bước 1: Lập kế hoạch sản xuất

Căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc kế hoạch sản xuất theo tháng, quý, năm để tạo lệnh sản xuất.

Bước 2: Dự trù nguyên vật liệu

Dựa trên lệnh sản xuất và định mức nguyên vật liệu để xác định nhu cầu vật tư cần thiết.

Bước 3: Chuẩn bị và nhập nguyên vật liệu

Theo dõi tiến độ nhập nguyên vật liệu, kiểm tra tồn kho và thực hiện yêu cầu mua hàng khi cần thiết.

Bước 4: Triển khai sản xuất

Phân bổ nhân công, xuất kho nguyên vật liệu theo định mức và tổ chức sản xuất theo các công đoạn.

Bước 5: Theo dõi bán thành phẩm

Quản lý các công đoạn trung gian và tình hình nhập dở dang, bán thành phẩm trong quá trình sản xuất.

Bước 6: Hoàn thành và nhập kho thành phẩm

Ghi nhận số lượng thành phẩm hoàn thành và thực hiện nhập kho.

Bước 7: Tổng hợp chi phí và tính giá thành

Tổng hợp chi phí thực tế phát sinh, tính giá thành sản phẩm và so sánh với kế hoạch ban đầu.

Thông qua quy trình này, doanh nghiệp có thể kiểm soát hoạt động sản xuất một cách có hệ thống, đồng thời nâng cao khả năng phối hợp giữa bộ phận kế hoạch, kho, mua hàng và sản xuất.

4. Lợi ích khi doanh nghiệp triển khai phần mềm quản lý sản xuất

Việc ứng dụng phần mềm MRP không chỉ giúp doanh nghiệp thay đổi phương thức quản lý mà còn tạo nền tảng để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất.

Chủ động kế hoạch sản xuất

Quản lý lệnh sản xuất theo đơn hàng và kế hoạch định kỳ, giúp doanh nghiệp chủ động tổ chức hoạt động sản xuất.

Kiểm soát nguyên vật liệu hiệu quả

Tính toán nhu cầu vật tư, quản lý định mức, theo dõi nhập xuất tồn và cảnh báo tồn kho tối thiểu.

Nâng cao hiệu quả sử dụng nhân lực

Hỗ trợ phân bổ nhân công theo từng lệnh sản xuất, giúp doanh nghiệp chủ động điều phối nguồn lực.

Kiểm soát tiến độ và công đoạn sản xuất

Quản lý nhiều công đoạn trung gian, theo dõi bán thành phẩm và thành phẩm trong quá trình sản xuất.

Kiểm soát và tối ưu chi phí

So sánh chi phí thực tế với kế hoạch, đánh giá chênh lệch và tìm ra nguyên nhân phát sinh.

Quản lý linh hoạt trên Mobile

Cập nhật nghiệp vụ trực tiếp tại hiện trường, hỗ trợ kiểm kê và quản lý hàng hóa nhanh chóng.

5. Doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm quản lý sản xuất MRP?

Phần mềm quản lý sản xuất MRP phù hợp với những doanh nghiệp có nhu cầu lập kế hoạch sản xuất, kiểm soát nguyên vật liệu và quản lý chi phí sản xuất.

Đặc biệt phù hợp với:

Doanh nghiệp sản xuất nội thất, bàn ghế, sản phẩm gỗ.
Doanh nghiệp sản xuất và lắp ráp sản phẩm từ nhiều linh kiện.
Doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng.
Doanh nghiệp sản xuất theo kế hoạch định kỳ.
Doanh nghiệp có quy trình sản xuất qua nhiều công đoạn.
Doanh nghiệp cần quản lý bán thành phẩm và thành phẩm.
Doanh nghiệp muốn kiểm soát định mức nguyên vật liệu và giá thành sản phẩm.

Tùy theo đặc thù ngành nghề và quy trình vận hành, doanh nghiệp có thể tổ chức các nghiệp vụ quản lý sản xuất phù hợp với mô hình hoạt động thực tế.

6. Phần mềm quản lý sản xuất MRP – Giải pháp quản trị sản xuất từ Phần mềm TL

Phần mềm TL cung cấp giải pháp quản lý doanh nghiệp với định hướng số hóa và kết nối các hoạt động quản trị trên cùng một hệ thống.

Giải pháp quản lý sản xuất MRP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý từ khâu lập kế hoạch, chuẩn bị nguyên vật liệu, triển khai sản xuất đến kiểm soát chi phí và tính giá thành thành phẩm.

Những giá trị nổi bật:

Quản lý lệnh sản xuất theo đơn hàng hoặc kế hoạch.
Dự trù nguyên vật liệu và hỗ trợ yêu cầu mua hàng.
Quản lý định mức nguyên vật liệu theo sản phẩm.
Theo dõi sản xuất nhiều công đoạn và bán thành phẩm.
Phân bổ nhân công và lập kế hoạch chi phí.
Tính giá thành và phân tích chênh lệch chi phí.
Hỗ trợ nghiệp vụ kho và sản xuất trên ứng dụng Mobile.

Việc ứng dụng phần mềm giúp doanh nghiệp từng bước chuẩn hóa quy trình, tập trung dữ liệu và nâng cao khả năng kiểm soát hoạt động sản xuất.

Xem thêm các phần mềm khác: